"`html
מה צריך לדעת לפני שלוחצים על ה-button?
נכון, כולנו מכירים את הרגע הזה שבו אנחנו שוקלים לעבור לשלב הבא בהגשה של המייל המעצבן הזה. או שבסוף הצלחנו לזכות ב-10 דקות של שקט כדי לחשוב על מה אנחנו רוצים לומר, והנה אנחנו, מסתכלים על המסך ומרגישים את הלחץ מתחיל לעלות. המאמר הזה הוא בדיוק מה שאתם זקוקים לו כדי להבין את התהליך, למנוע טעויות נפוצות, ולגלות איך ניתן לעשות זאת בצורה חכמה וכמובן – בעדינות.
מהו המסר שחשוב להעביר?
כשהנושא עלה, ברור היה שיש איזשהו מסר שאתם רוצים להעביר. אבל, מהו בעצם המסר הזה? כמו שהחברה אומרת – "כבו את המזגן ב-5 דקות לפני שתפנו ביוזמה". גם כאן, אנחנו צריכים להיות ממוקדים.
- בהירות: מה אנחנו רוצים בפועל? תרגום נכון של המחשבות שלנו.
- רגשות: איך אנחנו מרגישים בנוגע לזה? חשוב לגרום לצד השני להבין את התחושות שלנו.
- פתרונות: מה אנחנו מציעים? מדוע צריכים לשתף פעולה?
כיצד לנסח את המסר?
אם חשבתם שכאשר אתם כותבים מסר כזה, אתם יכולים פשוט לקפוץ לתוך העניין ולהתחיל לבעוט, אתם טועים!:
- בחרו את המילים שלכם בקפידה – כל מילה נחשבת!
- נסו להשתמש בשפה שתהיה נגישה וברורה לשני הצדדים.
- השתדלו להימנע מהמילה "אתה" בכוונה רעה – המטרה היא להזמין שיח ולא לייצר עימות.
שאלות נפוצות
איך אני יודע אם מה שאני כותב נכון?
תשובה: אתם יכולים לנסות לשתף חבר או קולגה ולבחון את התגובה שלהם. לפעמים מבט של צד שלישי מספק תובנות מרתקות.
כמה זמן לוקח לכתוב את המכתב?
תשובה: זה תלוי בגודל ובמורכבות של המסר, אבל לתכנן לפחות רבע שעה הוא תמיד טוב.
שימוש באנגלית או עברית? מה יותר טוב?
תשובה: אם הצד השני מבין הן את השפות – לכו על השפה שהוא הכי נוח לה!
למה חשוב גם לדבר אבל גם לכתוב?
הציוד שלנו כולל לא רק דיבור. נכתב ביד, המילים נשארות. לכל גירושין יש ניחוח של צורך לדו-שיח – אבל להתחיל את השיחה הזו חייב להיות מעודן ומתוחכם, איך זה שייך לכל עימות….?
טיפ: אם אתם יושבים מול המחשב במחשבה "אני חייב לכתוב עוד משהו" – קחו נשימה עמוקה! לפעמים אחת-שתיים זה הכל מה שצריך כדי לשדר את הכוונה בצורה נכונה, במילים פשוטות וברורות.
מה עליכם לעשות אחרי שלחצתם על המשלוח?
ללא ספק, אחרי הלחיצה התחושה היא של חופש – אבל רגע, אפשר לחשוב על זה כך:
- תהיו סבלניים. תחפשו את התגובה.
- אל תלחצו על המישהו מדי – זה עשוי להוביל לתוצאות שליליות.
- הגיבו בשירותיות במידה ומגיעים אליכם שאלות נוספות.
יש מה לעשות אם התגובה לא מגיעה?
חכו קצת ולא תזיק לכם בדיקה נוספת. אחרי כמה ימים, אם לא קיבלתם תגובה – אפשר לחשוב על שליחה עדינה נוספת.
סיכום – מה לקחתם מהמאמר הזה?
תהליך הכתיבה והשליחה של המכתב שלכם לא חייב להיות קשה או מתוח. בעדינות, בהבנה ובאסרטיביות תוכלו להעביר את המסר שלכם בצורה שהצד השני יוכל להבין ולחזות בזה. התזמון חשוב, המילים יכולות לחולל פלאים, ואם תבחרו את הנתיב הנכון – אין ספק שהתוצאה הסופית תהפוך את השיחה הבאה למועילה פי כמה. גלו את הכוח שבכתיבה!
"`