להוציא קבלה דיגיטלית בקלות

עד היום (שנת 2018) הרבה עסקים עברו לעשות שימוש בשירותים להוצאת חשבוניות וקבלות דיגיטליות, אבל באופן מפתיע עדיין יש הרבה עסקים שמוציאים קבלות מנייר.

במאמר בקישור יש השוואה בין שירותים להוצאת קבלה דיגיטלית וניתן לראות שיש הרבה מערכות בשוק שניתן לעשות בהם שימוש.  כאשר חלק מהמערכות במחירים אטרקטיביים ואפילו בחינם עד כמות מסוימת.

אני רוצה לשתף אתכם על המעבר שאני עשיתי.

איך הוצאתי קבלות פעם

גם אני בעבר עשיתי שימוש בפנקס כדי להוציא קבלות ללקוחות. במובן מסוים זה היה פתרון די נוח.

החלק הקשה יחסית היה למצוא מקום ולעצב את הפנקס ולהוסיף קצת עיצוב. אבל אחרי שעברתי את המשוכה הזאת, הגיעה לביתי הזמנה של פנקסים עם כמות מכובדת של דפים.

כל עוד הלקוחות שלי היו מולי הפתרון הזה בסה"כ היה די נוח, בסיום קבלת השירות יכולתי לגבות כסף, לכתוב להם קבלה על הסכום שנתנו ולמסור להם העתק.

פתרון לא הכי מודרני ולמעשה די זהה לאיך שהוציאו קבלות לפני גם 40 או 50 שנה, אבל בסה"כ עשה את העבודה.

אבל הבעיה התחילה כאשר רציתי לעבוד עם לקוחות מרחוק. במקרה כזה במידה והייתי מספק שירות כלשהו, הייתי צריך קודם כל לראות איך ההלקוח מעביר לי כסף.

בנוסף הבנתי שהתהליך שאצטרך לעשות הוא שלאחר שאקבל התשלום הייתי צריך להנפיק קבלה, ואז לשלוח אותה בדואר בתקווה שהיא תגיע בזמן סביר.

במידה ולא היתה מגיע לידיו בזמן סביר, יתכן שהוא היה מבקש ממני להנפיק שוב קבלה ולשלוח לו שוב (בהנחה שהראשונה לא תגיע אליו גם כן…).

 

ואז הבנתי שיש אפשרות יותר פשוטה להוציא קבלה דיגיטלית אונליין

שאלתי את עצמי למה לא לעשות את זה יותר פשוט בעצם?

הבנתי שיש שירותים דיגיטליים שהרבה בעלי עסק עוברים אליהם, כאלו שמאפשריים להוציא חשבוניות וקבלות דיגיטליות בלי צורך בהזמנת פנקסי נייר.

מדובר בשירותים שמנפיקים חשבונית / קבלה חתומים דיגיטלית, בצורה שמוכרת ע"י רשות המיסים כתחליף לחשבונית או קבלה קלאסיים.

אז בדקתי מגוון שירותים להוצאת חשבונית דיגיטלית, כשלכל אחת יש ממשק שונה ותמחור מעט אחר. בסופו של דבר בחרתי במערכת אחת, כשאחרי כמה זמן לא ארוך עברתי למערכת אחרת, יותר נוחה לשימוש.

 

אז איך אני מוציא קבלות היום

היום כשאני עובד עם לקוחות מרחוק, אני לא צריך לשבור את הראש ולהתעסק עם שליחת קבלות בדואר וכל מה שכרוך בכך.

עכשיו ברגע שאני מסיים לתת שירות ללקוח, אני יכול ישר לגשת לשירות קבלות דיגיטליות שנרשמתי אליו, להזין את פרטי הלקוח, את פרטי העסקה ולשלוח לו את הקבלה במייל.

אם מדובר בלקוח חוזר, זה אפילו יותר פשוט – אני יכול להזין את פרטיו השמורים בלי צורך להקליד אותם מחדש. כל מה שנשאר זה למלא את פרטי העסקה וליצור את הקבלה.

גם ללקוח זה נוח, עכשיו כשהוא יכול לקבל את הקבלה בתוך דקות במייל, בלי תלות במרחק שלו או בקצב העבודה של הדואר. גם במקרה שמשום מה הלקוח לא קיבל את הקבלה, אין בעיה לשלוח לו שוב.

אני מאמין שלרוב הלקוחות גם יראו את הקבלה דיגיטלית כדבר יותר חדשני לעומת חשבונית שנשלחת להם בדואר.

יותר סדר בקבלות

עוד יתרון שמצאתי הוא בכך שעכשיו הכל יותר מסודר.

עכשיו אני יכול לראות בקלות כמה מסמכים הפקתי בכל חודש ועל איזה סכומים, וגם לעשות חיפוש למסמך ספציפי.

באותה קלות אני יכול גם לייצר כל מיני דוחות, למשל כמה הכנסות היו לי בכל חודש, או דוחות לפי תקופות ארוכות יותר, למשל סיכום שנתי.

חוץ מטבלה אני יכול לראות את תיאור ההכנסות גם בצורה גרפית, שזה גם די נחמד.

גיבוי ונגישות

כל הקבלות נשמרות באופן מאובטח בשירות שבחרתי שמספק את החשבוניות הירוקות. בנוסף אני יכול הוריד בכמה לחיצות העתקים למחשב.

בקיצור עכשיו אני גם יכול להוציא חשבונית גם כשאני בבית וגם בחוץ, בלי לפחד בטעות לאבד את פנקס הקבלות שלי שבין השאר יש בו את העתקי הקבלות הקודמות. בקיצור יכול לחסוך לי הרבה כאבי ראש.

ואם מדברים על הוצאת חשבוניות כשאנחנו בחוץ, אז היום גם אני לא צריך 'לזכור' לקחת איתי פנקס קבלות כלשהו. כל עוד אני עם הסמרטפון ויש קליטה, אני יכול להוציא חשבונית, בלי צורך לתכנן מראש משהו.

סליקת אשראי

עוד שירות מתלווה שיש להרבה שירותים להנפקת חשבוניות הוא סליקת אשראי.

היתרון הגדול שבמידה וסולקים אשראי באותו מקום בו אתם מפיקים את הקבלות / חשבוניות שלכם, הוא בכך שזה הופך להיות יותר מדויק ופשוט.

קודם כל אין צורך לסלוק אשראי במערכת כלשהי ואחרי זה ללכת לפנקסי הנייר ולרשום את הקבלה שלכם.  זה יותר מהיר וגם כמובן חוסך טעויות אנוש.

חלק מהשירותים (כמו החברה שאני עושה בה שימוש) מאפשרים גם לשמור את הכרטיס בצורה מוצפנת בחשבון, כך שאני יכול לחייב לקוחות חוזרים במהירות בלי לבקש מהם שוב את פרטי האשראי שלהם. ממש נוח.

אז לסיום

אני מאוד מרוצה מהמעבר שעשיתי להוצאת כל הקבלות שלי בצורה דיגיטלית, ולמעשה מאז שעברתי לשירות כזה לא הסתכלתי אחורה ואין בי שום געגוע 🙂

כמעט בכל מובן אני מרגיש שיש שיפור: גם בנוחות השימוש מכל מקום, גם בעובדה שזה יותר מסודר וקל יותר להוציא דוחות.

כמובן כמו שהזכרתי, זה בהחלט מועיל לי במיוחד כאשר אני עובד עם לקוחות מרוחקים, נחסכת ממני התעסקות עם מכתבים ודיוורים.

כמו כן, אני עובד עם מערכת דיגיטליות לחשבוניות שמאפשרת גם סליקת אשראי מובנית, זה מאוד נוח לחייב את הלקוח כבר מתוך ממשק יצירת הקבלה.  חוץ מזה שאני חוסך בכך זמן אני חוסך לעצמי גם טעויות.

קראו עוד על: פרסום בגוגל